COAPG/PRPG - Comunicado sobre arquivamento de processos antigos

COMUNICADO COAPG/PRPG

ARQUIVAMENTO DE PROCESSOS ANTIGOS

Em atenção à Nota Técnica n.º 03/2020-ACE/DACE/UFPB, editada para resolver a questão do acúmulo de processos nas unidades da UFPB – quais sejam, aqueles de tramitação atípica, iniciados em formato físico (papel) e registrados em modo digital com a criação do SIPAC e a adesão da UFPB ao processo eletrônico – a COAPG/PRPG vem comunicar o procedimento a ser adotado para o arquivamento dos feitos (2007 a 2017):

1 – A Coordenação de Operacionalização das Atividades de Pós-Graduação (COAPG), cujas competências principais são a expedição/registro de certificados de pós-graduação lato sensu e de diplomas de mestrado/doutorado no âmbito da UFPB, assim como o reconhecimento de diplomas de pós-graduação obtidos no exterior, é fruto de modificação estrutural ocorrida em 2017, quando a Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa da UFPB foi desmembrada em dois setores: a Pró-Reitoria de Pós-Graduação (PRPG) e a Pró-Reitoria de Pesquisa (PROPESQ), nos termos da Resolução n.º 01/2017 do Consuni.

2 – O artigo 101 da referida resolução estruturou a PRPG através dos seguintes órgãos: (i) Coordenação-Geral de Acompanhamento e Avaliação dos Programas e Cursos de Pós-Graduação Stricto e Lato Sensu (CAAPG); (ii) Coordenação-Geral de Operacionalização das Atividades de Pós-Graduação (COAPG); (iii) Divisão de Atividades Financeiras (DAF); (iv) Gabinete do(a) Pró-Reitor(a).

3 – Com essas mudanças, inúmeros processos que eram centralizados na então denominada Coordenação Geral de Pós-Graduação (CGPG), da Pró-Reitoria de Pós-Graduação e Pesquisa, foram enviados à CAAPG, incluindo processos antigos relativos a diplomas, certificados e reconhecimento de diplomas que lá ficaram retidos, sem movimentação, desde 2013.

4 – Diante da necessidade de solucionar esse acúmulo indevido, a CAAPG passou a redistribuir os referidos processos para os setores de destino, tendo COAPG recebido de lá, entre 02/09/2020 a 09/09/2020, cerca de 1.840 processos antigos que estavam sem movimentação.

5 – Esse volume de processos antigos recebidos na COAPG está tumultuando o trabalho efetivo do setor, pelas razões a seguir elencadas:

a) A COAPG está com quadro reduzido de apenas 04 servidores, além da coordenadora, uma vez que as solicitações para recomposição do setor devido à aposentadoria/remoção de servidores não foram atendidas;
b) As demandas referentes à expedição de certificados, diplomas, reconhecimento e atendimento ao público não pararam, posto que a PRPG ficou ativa desde o início da pandemia do COVID-19, atuando via trabalho remoto. Diariamente, são dezenas de processos que chegam ao setor, muitos com solicitação de urgência (para prestar concurso público, progressão, assumir emprego), além de incontáveis e-mails que precisam ser respondidos para orientar os interessados e os programas de pós-graduação, bem como para atender as suas solicitações;
c) Todos os processos que envolvem expedição de diplomas (ou certidões que atestem sua existência) exigem análises que são realizadas pelos servidores, o que demanda tempo e cuidado necessários para verificação e cumprimento das normas exigidas/aplicáveis aos casos concretos. Saliente-se que a entrega física de diplomas em determinadas situações também está sendo realizada.

6 – Diante disso, a análise individualizada de quase dois mil processos antigos que estavam parados em outro setor (CAAPG), a maioria datada entre 2012 a 2017, torna-se absolutamente impossível, sob pena de inviabilizar o trabalho ordinário do setor, comprometendo a eficiência prevista no art. 37 da Carta Magna.

7 – Por outro lado, o fato desses processos terem permanecido sem movimentação há tantos anos (na maioria deles, apenas há o registro da capa do processo eletrônico, sem quaisquer outros documentos) e sem reclamações por parte das pessoas interessadas confirma que a finalidade processual foi atingida através dos processos físicos à época: expedição/entrega dos diplomas e certificados. Assim, o administrado não estaria sujeito a prejuízos com o arquivamento imediato, até porque pode solicitar o desarquivamento se for de seu interesse.

8 – É preciso ressaltar também que essa movimentação de processos da CAAPG para a COAPG tem gerado dois problemas:

a) A “inundação” da mesa virtual da COAPG no SIPAC com processos antigos (e já resolvidos, como mencionado), que se misturam aos atuais que chegam cotidianamente, atrapalhando sua localização e dificultando o trabalho dos servidores em identificar os que ainda precisam de solução;
b) Essa movimentação processual da CAAPG-COAPG está gerando e-mails automáticos para os interessados nos processos respectivos, os quais passaram a procurar a secretaria da PRPG e a enviar e-mails questionando o que está ocorrendo (uma vez que já receberam seus diplomas).

9 – Por tais motivos, reiterando a ausência de prejuízos aos administrados, o cumprimento das finalidades processuais, a possibilidade de desarquivamento posterior dos processos antigos e a consequente localização dos processos físicos, a COAPG/PRPG pretende cumprir o disposto na Nota Técnica n.º 03/2020-ACE/DACE/UFPB adotando a seguinte metodologia de trabalho:

a) O arquivamento de todos os processos antigos de diplomas/certificados que vieram da CAAPG, relativos aos anos de 2007 a 2017, evitando, assim, os transtornos acima apresentados;

b) Com o retorno do trabalho presencial, a COAPG inspecionará os poucos processos físicos que constam no setor e que, em sua maioria, são do ano de 2018, procedendo, assim, ao arquivamento dos respectivos processos eletrônicos, caso haja.

João Pessoa, 10 de setembro de 2020.

Prof.ª Duina Porto
Coordenadora da COAPG
PRPG/UFPB